053-924-2324
הזמנה דיגיטלית בקליק אחד
בעולם האירועים של היום, הדברים עובדים קצת אחרת מבעבר. אם פעם הפקת אירוע דרשה התעסקות בלתי פוסקת עם בתי דפוס, מעטפות וטלפונים לאורחים כדי לבדוק מי מגיע, היום הטכנולוגיה מאפשרת לנו לעשות את זה הרבה יותר פשוט, ובעיקר – הרבה יותר זול.
הזמנות דיגיטליות לחתונה הפכו לסטנדרט, ולא בגלל שזה "מודרני", אלא בגלל שזה פשוט עובד טוב יותר. במדריך הזה נסביר בדיוק מה זה אומר, איך מערכת כמו WiWi עוזרת לכם לנהל את האירוע בלי כאבי ראש, ולמה אישורי הגעה בוואטסאפ הם הכלי הכי חשוב לחיסכון בתקציב האירוע שלכם. המטרה שלנו היא לתת לכם את כל המידע בצורה ברורה, פשוטה ופרקטית, כדי שתוכלו לקבל את ההחלטות הנכונות לאירוע שלכם.
בקצרה: כי זה חוסך לכם כסף וזמן. הזמנה דיגיטלית במערכת מקצועית היא לא סתם תמונה שנשלחת בטלפון, אלא מיני-אתר חכם שמרכז לאורח את כל מה שהוא צריך: ניווט לאירוע, אפשרות לאשר הגעה בלחיצה, ואופציה לתת מתנה באשראי.
עבורכם, המארגנים, זה כלי שליטה. במקום לנחש כמה אנשים יגיעו, המערכת נותנת לכם מספרים מדויקים. הדיוק הזה מונע מכם לפתוח שולחנות מיותרים ("רזרבות") ולשלם על מנות שאף אחד לא יאכל. מערכת WiWi עושה את רוב העבודה השחורה של ניהול המוזמנים עבורכם, בצורה אוטומטית ומסודרת.
רבים מתבלבלים בין שני דברים שונים לגמרי: שליחת קובץ תמונה (JPEG) בוואטסאפ, לבין שימוש במערכת הזמנות דיגיטלית.
השיטה הישנה (תמונה בלבד): כשאתם שולחים רק תמונה של ההזמנה, האורח מקבל את המידע, אבל שם זה נגמר. הוא לא יכול ללחוץ על הכתובת כדי לנווט, והוא לא יכול לאשר הגעה דרך התמונה. אתם נשארים עם הצורך לרדוף אחרי אנשים ולרשום ידנית מי אמר שיבוא.
השיטה החדשה (מערכת WiWi): כאן מדובר על קישור שנשלח לאורח ומוביל אותו לדף נחיתה מעוצב (Mini-Site). הדף הזה הוא "המרכזייה" של האירוע. הוא מותאם בצורה מושלמת לטלפון הנייד ומאפשר אינטראקציה. האורח מבצע פעולות אקטיביות בתוך ההזמנה, והמערכת קולטת את הפעולות האלו ומעדכנת אתכם. זה ההבדל בין פתק נייר לבין אפליקציה חכמה שעובדת בשבילכם.
המעבר להזמנות דיגיטליות נובע משלושה צרכים עיקריים של כל מי שמפיק אירוע, בין אם מדובר בחתונה, בר מצווה או אירוע עסקי.
ההוצאה על דפוס היא רק קצה הקרחון. נכון, עיצוב והדפסה של מאות הזמנות עולים לא מעט כסף, אבל הכסף הגדול באמת נמצא במנות האוכל. כשאין לכם מערכת אישורי הגעה מדויקת, אתם נאלצים לנחש. ברוב המקרים, מתוך חשש שיחסר מקום, מזמינים יותר מנות ממה שצריך. כל מנה כזו עולה מאות שקלים. מערכת WiWi מאפשרת לדעת את מספר האורחים כמעט במדויק. כשאתם מתחייבים לאולם על מספר מדויק יותר, אתם חוסכים את העלות של "מנות הרפאים". הניסיון מלמד ששימוש נכון במערכת יכול לחסוך אחוזים ניכרים מתקציב האירוע הכולל, פשוט על ידי מניעת בזבוז.
האורחים שלכם רגילים שהכל נגיש להם בנייד. כשהם מקבלים הזמנה מודפסת, הם צריכים להקליד את הכתובת בווייז באופן ידני, ולזכור להתקשר אליכם לאשר הגעה. זה מסורבל. בהזמנה דיגיטלית, הכל קורה בקליק. האורח לוחץ על כפתור הניווט – והווייז נפתח עם הכתובת המדויקת. הוא לוחץ על כפתור אישור הגעה – והמערכת רושמת אותו. ככל שקל יותר לאורח להגיב, כך הסיכוי שהוא יעשה זאת עולה.
כששולחים הזמנה בדואר או מחלקים ביד, ברגע שההזמנה יצאה מכם – אין לכם שום דרך לדעת מה קורה איתה. מערכת דיגיטלית נותנת לכם "דשבורד" (לוח בקרה). אתם רואים בכל רגע נתון: מי קיבל את ההודעה. מי פתח את הקישור וצפה בהזמנה. מי אישר הגעה וכמה אנשים הוא מביא איתו. מי סימן שהוא לא מגיע. מי עדיין לא הגיב. המידע הזה שווה זהב. הוא מאפשר לכם להיות רגועים ולדעת בדיוק איפה הדברים עומדים.
כדי להבין איך המערכת עובדת, בואו נפרק אותה לחלקים המרכזיים שלה. כל חלק כזה נועד לפתור בעיה אחרת בניהול האירוע.
זהו הכלי החשוב ביותר. במקום לשלוח SMS שאנשים נוטים לפספס, המערכת של WiWi עובדת בוואטסאפ – המקום שבו כולם נמצאים כל היום. המערכת שולחת הודעה אישית לכל מוזמן עם קישור ייחודי. האורח נכנס, בוחר כמה מגיעים, וזהו. המערכת מעדכנת את הטבלה שלכם אוטומטית. החלק החכם באמת הוא התזכורות: המערכת יודעת לזהות מי לא הגיב, ולשלוח לו תזכורת אוטומטית ומנומסת. זה חוסך לכם את הצורך להתקשר לאנשים ולשאול "נו, אתם באים?".
אחד הדברים המלחיצים בדרך לאירוע הוא החשש להסתבך בדרך או לא למצוא את החניה הנכונה. ההזמנה כוללת כפתור ניווט שמקושר ישירות לנקודת הציון המדויקת של האולם או הגן. זה מונע איחורים, מונע טעויות בניווט, וחוסך לכם שיחות טלפון מאורחים אבודים בדרך.
לא כולם מסתובבים היום עם מזומן או פנקסי צ'קים. בנוסף, יש אורחים שרוצים להעניק מתנה אבל לא יכולים להגיע פיזית לאירוע. הפתרון הוא אפשרות להענקת מתנה באשראי דרך ההזמנה. זהו תהליך פשוט ומאובטח. הניסיון מראה שאורחים רבים שמחים על האפשרות הזו, והיא מגדילה את כמות המתנות המתקבלות באירוע, במיוחד מאלו שלא יכלו להגיע.
כפתור קטן שמאפשר לאורח להוסיף את האירוע ליומן גוגל או אאוטלוק שלו בלחיצה אחת. ברגע שהאירוע נמצא ביומן של האורח עם תזכורת, הסיכוי שהוא ישכח את התאריך יורד משמעותית.
העבודה עם מערכת WiWi פשוטה מאוד ולא דורשת ידע טכני מיוחד. התהליך בנוי כך שכל אחד יכול לתפעל אותו בקלות.
בוחרים עיצוב להזמנה. אפשר לבחור מתוך תבניות קיימות במגוון סגנונות, או להעלות עיצוב אישי משלכם. מזינים את פרטי האירוע: שמות, תאריך, שעה ומיקום. בשלב הזה המערכת יוצרת את הדף שלכם.
מעלים את רשימת המוזמנים למערכת. אפשר לעשות את זה דרך קובץ אקסל, או לייבא אנשי קשר ישירות מהטלפון. המערכת מסייעת לסדר את הרשימה ולמנוע כפילויות.
המערכת שולחת את ההזמנות בוואטסאפ. כל אורח מקבל הודעה שנראית אישית, עם השם שלו ("היי יוסי, נשמח לראותך…"). הפנייה האישית הזו חשובה מאוד כי היא גורמת לאנשים להגיב יותר מאשר הודעה כללית.
אחרי השליחה, אתם נכנסים לממשק הניהול ורואים את התוצאות זורמות בזמן אמת. המערכת תבצע סבבי תזכורות למי שטרם הגיב, כדי לוודא שרשימת המאשרים שלכם מדויקת ככל האפשר לפני סגירת ההתחייבות מול האולם.
הזמנות דיגיטליות הן כלי עבודה מצוין גם לאירועים עסקיים, כנסים ואירועי חברה. הצרכים של עסק שונים משל אירוע פרטי, ומערכת WiWi מספקת מענה מותאם גם לזה.
התאמה למותג (White Label): באירוע עסקי חשוב לשמור על השפה המותגית. המערכת מאפשרת לעצב את ההזמנה בצבעי החברה, עם הלוגו והפונטים שלכם, כך שזה ייראה כמו מוצר פנימי של הארגון. זה משדר מקצועיות.
איסוף מידע (Data): באירועים עסקיים, רשימת המשתתפים היא נכס. המערכת מאפשרת לאסוף מידע נוסף בעת ההרשמה (כמו תפקיד, חברה, מייל) ולייצא את הנתונים האלו לאחר מכן להמשך טיפול שיווקי או לסיכום האירוע.
טפסים מותאמים אישית: לעיתים נדרש רישום מורכב יותר, כמו בחירה בין סדנאות שונות בכנס או בחירת מנה מיוחדת. המערכת מאפשרת ליצור טפסים שמותאמים בדיוק לצרכים האלו, מעבר לסתם "מגיע/לא מגיע".
הנה כמה שאלות שחוזרות על עצמן אצל לקוחות שמתלבטים לגבי המעבר לדיגיטל:
שאלה: מה עושים עם אורחים מבוגרים?
זו שאלה מצוינת. בפועל, רוב האנשים המבוגרים בישראל משתמשים בוואטסאפ על בסיס יומיומי. הממשק של WiWi תוכנן להיות נקי וברור, עם כפתורים גדולים וטקסט קריא, כך שרובם מסתדרים איתו מצוין. עבור המיעוט שאולי יתקשה, תמיד אפשר לעשות שיחת טלפון קצרה ולעדכן את הסטטוס שלהם במערכת ידנית. זה עדיין חוסך לכם המון עבודה על שאר המוזמנים.
שאלה: מה קורה אם יש שינוי של הרגע האחרון?
זה אחד היתרונות הגדולים של הדיגיטל. אם צריך לשנות שעה, מיקום או כל פרט אחר, אפשר לעדכן את זה במערכת בשניות. כל מי שייכנס לקישור יראה את המידע החדש. בנוסף, אפשר לשלוח הודעת עדכון מרוכזת לכל המוזמנים בלחיצה אחת.
שאלה: האם המידע מאובטח?
בהחלט. חברות רציניות כמו WiWi מקפידות מאוד על אבטחת מידע. רשימות המוזמנים שלכם הן שלכם בלבד ולא נעשה בהן שימוש אחר. גם סליקת המתנות מתבצעת דרך מערכות מאובטחות בתקנים המחמירים של חברות האשראי.
מעבר לטכנולוגיה, יש כאן עניין של חוויה. איך האורח שלכם מרגיש כשהוא מקבל את ההזמנה?
יש הרבה פתרונות בשוק, אבל WiWi מתמקדת בשילוב של פשטות ויעילות.
הזמנות דיגיטליות הן הדרך הנכונה, החסכונית וההגיונית לנהל אירוע היום. הן מאפשרות לכם להחזיר את השליטה לידיים, לחסוך בהוצאות מיותרות על מנות שלא ייאכלו, ולתת לאורחים שלכם חוויה נוחה ומתקדמת.
הבחירה במערכת כמו WiWi היא בחירה בשקט תעשייתי. במקום לנהל טבלאות אקסל ידניות ולבזבז ימים על טלפונים, אתם מקבלים כלי שעובד בשבילכם. זה מפנה לכם זמן להתעסק במה שבאמת חשוב – ההתרגשות וההנאה מהאירוע שלכם.
הצעד הבא שלכם: אם אתם מתכננים אירוע בקרוב, זה הזמן לבדוק איך המערכת יכולה לעזור לכם. מוזמנים להתרשם מהאתר שלנו, לראות דוגמאות לעיצובים ולהבין כמה פשוט זה יכול להיות – כי בסופו של דבר, ניהול נכון מתחיל בהזמנה נכונה.
